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办公小技巧:数据增加 折线图自动延长

在Excel中,很多时候都用折线图来展示数据,数据确定了,折线图基本上也就固定了。那么,当数据增加时,折线图如何自动延长呢?其实,如果把折线图的数据源设置成一个“表”,上述效果就比较容易实现。

首先,将作为图表的数据源区域选中(如图所示的A1:B9),切换到“插入”选项卡,点击“表格”,在弹出的窗口直接点击“确定”(图1)。

这时,所选数据区域的标题就变成筛选状态,数据区域单元格变成蓝白相间的状态。再次选中作为图表的数据源区域,切换到“插入”选项卡,点击“二维折线图→带数据标记的折线图”,在工作表中插入一个折线图。这样,当在数据区域增加内容时,这个折线图就会自动延长(图2)。

上述方法虽然比较简单,但它也存在一个缺点,就是破坏了表格原有的样式,将表格进行了颜色填充,而且字段处多了下拉列表。那么,有没有在保留表格原有样式的基础上,也能制作折线图自动延长效果的方法呢?当然有,那就是利用OFFSET+COUNTA函数的方法来获取图表的数据源。

首先,切换到“公式”选项卡,点击“名称管理器”,在弹出的窗口中点击“新建”,在弹出的“新建名称”窗口中,“名称”处输入“data1”,“引用位置”处输入“=OFFSET(Sheet1!$A$1,1,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”;再新建名称,“名称”处输入“data2”,“引用位置”处输入“=OFFSET(Sheet1!$A$1,1,1,COUNTA(Sheet1!$A:$A),1)”(图3)。

小提示:

COUNTA(Sheet1!$A:$A)用于统计A列有多少个有效单元格,OFFSET用于引用从A1开始的单元格区域。

接下来,选定一空白单元格,切换到“插入”选项卡,点击“二维折线图→带数据标记的折线图”,在工作表中插入一个空白图表。右击此图表,选择“选择数据”,在弹出的“选择数据源”窗口的左侧点击“添加”,在弹出窗口的“系列名称”处选择B1单元格,在“系列值”处输入“=Sheet1!data2”;点击右侧“水平(分类)轴标签”处的“编辑”,在弹出的轴标签区域处输入“=Sheet1!data1”。这时,图表的数据源就设置好了。这样,在不破坏工作表原有样式的基础上,增加更多的数据时,折线图也会自动延长(图4)。

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