内审干货——合同台账管理审计，事项虽小但也值得注意
ID：内审师修行与实战
实际业务中的问题
你能相信：一家老企业，从来没有做过合同台账吗？
不审计不知道，以为集团下属所有公司都是统一的合同台账模板，因为集团财务是集权式，大多的合同台账也都是财务部门在设计和使用。
但审计过程中发现，真的就有公司没有设置合同台账，甚至合同清单都没有，更不完整。
比如，一家商业公司和建筑公司下属的一家子公司，都是十多年的老企业，但是从来没有做过合同台账，甚至不知道有这东西。
如果不是在进行其他审计时，需要合同台账信息，还真不知道他们压根儿没做过台账。
再加上，各公司台账模板不一样，不是缺这儿就是少那儿。
于是一咬牙，就拟定了一份专项审计计划：合同台账管理审计。
事实上，大多公司对于合同台账，并没有严格和明确的制度要求，也没有规范统一的模板，都是各公司财务或专业口自己做的。
所以，审计依据不多，可参照的标准也不甚明确。
但是，为了规范业务，提升效率，改善管理，还是做了审计立项。
出干货吧！
问题1：没有设立台账
没有台账就没有日常的合同关键信息维护，就缺少合同执行节点管控力度（财务和业务部门），更不利于合同付款审核，和不利于信息共享。
可能很多人说：我们已经上了成本和收入系统，不需要单独建立手工台账了。
我们要明确一点儿，业务系统的合同内容是基本业务需求的，系统内的数据不利于及时使用，再说，系统内数据的查看更为复杂，也需要更多的权限设置。
总之，不能因为业务系统内有合同信息就放弃设置合同台账，除非你有专门的合同台账软件。
问题2：把“台账”与“清单”弄混淆
明明是《合同台账》，硬生生地做成了《档案清单》，非指着清单称之为“台账”。
我们要先明确什么是台账？
台账是一套流水账，是需要及时更新和登记的，作为合同台账，并不是把合同名称一写就完事儿了。
它必须包括各节点的付款信息，支付一次，或开一次票就要登记一次。
台账的价值是信息的及时共享，在有部门和人员咨询时，能够及时提供他们所需要的信息。
虽然我们不要求把所有信息都弄进台账里，但最基本的信息必须要有。
比如：日期、名称、主体、编号、金额、付款时间节点、实付金额和支付方式、保证金、履约保证金、备注等。
而不是，只记录个合同名称就完事了，那只能算档案清单，而不是台账。
问题3：合同名称千篇一律
最讨厌一些人在登记合同台账时，把合同名称登记成一模一样，比如：采购合同、招商合同、广告合同。
你去查合同时，根本分不清哪个是哪个儿。
他们会说：“你可以看乙方名称啊！”
关键他妈的合同台账内的乙方，不是合同主体中的乙方，而是一个自然人名字。
因为习惯上，他们平时都用乙方老板或对接人的名称来登记乙方。
问题4：不含税点
在营改增之前，是不要求这一点儿的，但营改增之后就不一样了。
合同台账内，你总得分清是专项发票、普通发票，税点是1%，3%,6%,9%,11%或13%吧，总不能让人再去查发票才知道是税率多少吧？
问题5：不含合同的收付款节点儿
如果是成本类的合同台账，其实可以不登记应付款的节点，因为好多是按实际进度来支付的，但是各节点的标准要在台账内显示，实际支付的节点一定要包括时间、金额和方式；
如果是收入类的台账，尤其是租金收取，首付分期款的收取，这些必须设计各个应收节点和实收节点，并且要计算出逾期违约金。
问题6：质保金和履约保证金
这些都属于合同的经济条款，最好都纳入到合同台账中，有利于审核各项收支。
问题7：应区别开票金额，和实际收支金额
很多时候，并不是开了多少发票，就一定会收支多少钱，好多是要挂应收应付款的。
所以，台账内最好区分开票据金额和实际金额。
问题8：合同台账模板
我们审计之后，要求集团统一合同台账模板，说实话，由于集团名下业务类型差异较大，有地产开发公司、建筑公司、商业公司、劳务公司、教育公司、农林公司、广告公司、服务商留公司、制造加工厂等。
跨行业，跨业务过于明显，所以，也不合适只出具一套合同台账模板。
合同台账模板的最大用户，是财务部门。
最终，只得让不同领域的财务人员，根据各自业务需要，设计自己的台账。
于是，出现了这么一种情况：
要么是台账信息量过大，做一个总表，后面链接各个分表（有人觉得这样的好用，而事实上，大多数人觉得不好用）。
要么只做一张台账表，所有信息都填列在里面。
因为关键信息都有，我们也不好要求他们必须保持一致。
但是，我们需要提出一个台账设计原则：关键信息必须有，要尽量简单易用，可共享，可理解。
问题9：手工登记错误
手工台账，总是避免不了手工登记错误，包括名称、金额、各节点数据等等。
这需要我们抽取一部分合同查看具体的合同信息，以及付款信息。
当然也有其他的一些问题，就不细说了。
结语
虽然合同管理台账很有用，但并不是所有人都觉得它有用，甚至有人觉得它是累赘。
小编不认为不做合同台账就是错误的，也不认为台账做得非常详细就是好的。
仍旧是：与公司规模和业务需求相匹配为佳。
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