成长 | 永远相信美好的事情即将发生
职场老司机都知道,在Excel中录入数据,最好是将数值、文本要分开来放,便于以后做数据分析。
因为Excel的数据计算功能非常强大,但文本处理能力相对较弱。
但数值文本放一起,恰恰是职场新人容易犯的错误。
小编所在的公司是家创业公司,系统什么的根本没有,数据全靠手工记录,这过程中难免就会出现各种问题。
销售部的同事对Excel表格不熟悉,将客户的姓名、联系方式全部填写在一个单元格。并且大家都是这样操作,保留了大半年的资料。
后来公司业务规模扩大,引进了CRM系统,打算将客户信息导入数据库。
现要求各销售部门的经理梳理手头的客户资料,按模板提交数据。
这其中最重要的工作就是,需要将客户的姓名、联系方式拆分出来。销售部的同事都没法淡定了……
天下事有难易乎?为之,则难者亦易矣;不为,则易者亦难矣。实际中办法总比问题多,只要肯下苦功。
还好小编有先见之明,刚毕业那会儿拜了个师傅,狠狠的补下了Excel方面的知识,顺利的找到工作。比如这个案例,对于在职场中久经考验(折磨)的小编而言,已经算不上什么大问题。
下面就由小编来分享2种相对简单的方法,仅供职场萌新的朋友们参考。
一、内功心法:快速填充
1、录入第1个数字
选中联系方式那列的E2单元格,手工录入要提取的数字(或者复制粘贴过来)。
【小贴士:手机横过来看,动画更清晰哦】
2、快速填充
双击鼠标将内容向下填充,点开右下方的自动填充选项,选择“快速填充”。
天啦噜!刚发生了什么神奇的事情?
双击下鼠标,联系方式竟然一下全被提取出来了,不过似乎有些不对……
3、内容微调
毕竟不是人的大脑,软件智能识别并提取的数据,有时候并不完全准确,这时就需要我们手动修正提取有误的数据,从而帮助软件找出数据分布规律。
如果数据结构比较复杂,有时需要人为修正多次,才能最终提取出我们想要的准确内容。
┃方法说明:简单粗暴,容易上手;Office 2013及以上版本可以使用
二、外部强援:厉害了,Word哥
1、将数据复制到Word
2、查找替换掉多余内容
选择整列数据,按Ctrl+H打开查找替换窗口,查找[!0-9],展开“更多”,勾选“匹配通配符”,然后点击“全部替换”
注:[!0-9]是Word中的通配符,表示除数字以外的所有字符,也就是查找非数字的内容。点击全部替换后,就可以将它们全部替换掉。
这里适当延伸一下,Word通配符中的感叹号表示“非”,[0-9]可以匹配数字,[!0-9]匹配非数字。
与此类似,[a-zA-Z]可以匹配所有的字母,[一-龥]可以匹配汉字,感兴趣的朋友可以去网上搜索相关资料。
3、将数据粘贴回Excel
┃方法说明:借用Word强大的文本处理能力,简单巧妙;此方法无软件版本的限制,只要电脑上装有Office就可以
Excel功能的强大之处,你学得越多越是有更深的体会。经常是一个不起眼的小功能,却能够解决实际中的大问题。
因此,建议大家抽空一定要学点Excel技能,在提高工作效能的同时,也为以后的升职加薪增加砝码。
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编辑 | Excel之窗
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