农业科研档案管理的实践与建议
农业科研档案管理的实践与建议
谭国艳 (国营钟祥市双桥水稻原种场)
农业科技研究是一项十分复杂的科学劳动。农业科研档案是整个农业科研工作的一个重要组成部分，是在从事农业科研活动中形成的具有保存价值的原始记录，是科研活动的真实记载，是一项重要的农业信息资源。目前，农业科研档案的内容及档案的载体形式多种多样，有文字、卡片、公文、图表、数据、录音、录像、照片、电子等各种文件材料。完整规范的农业科研档案对今后的农业科研事业、农业生产发展具有凭证和参考作用，并可为科研项目选题、立项、结题及科研成果转化和进入市场提供可靠、完整的技术资料，同时也为单位领导科学决策提供可靠的技术依据。
本文就笔者在实践中的体会浅议农业科研档案管理的实践与建议。
1 农业科研档案归档范围的划分
1.1 准备阶段
一个项目在获准资助前， 项目申请人都会做些必要的前期准备工作， 如查阅有关文献或做一些简单的预备试验，在此基础上再提出项目申请。 这时查阅检索资料及积累的有关资料、项目申请书、 重点项目建议书、 项目可行性报告、项目申请简表、合作意向书，以及项目获准后的计划任务书、项目合同等都属于这个阶段形成的材料。
1.2 研究试验阶段
这一阶段是记载项目执行的具体过程，记载内容包括：项目实施方案，试验过程中的各种原始记录，包括各种媒体 (录像带、照片、录音带、光盘)材料、试验报告、阶段总结、技术文件、年度进展及执行情况报告等，若申请专利的项目还必须提供专利申请文件。
1.3 总结验收阶段
这部分主要记载课题结题所做的工作。 包括科技项目的工作报告、技术报告、已发表或待发表的论文、专著、技术鉴定材料、科研投资和经费使用情况等材料，以及课题完成后由项目主管部门组织验收的一整套材料(包括验收报告、验收证书、验收评价表等)。
1.4 成果鉴定和申报奖励阶段
根据不同评价方法有科技成果鉴定申请表、科技成果鉴定证书、科技成果评审证书、科技成果评定证书、科技成果验收证书、科技成果登记申请表，成果应用的经济效益和社会效益证明等一套申报成果的材料， 以及成果获准后的奖励证书。 这些材料在鉴定和申报成果时都有明确规定， 一般由科技管理人员办妥后统一交档案室归档。
1.5 推广应用阶段
这一阶段主要对技术推广后的经济及社会效益进行记载，包括：推广应用方案、总结、成果、专题综述、转让合同、技术应用情况及社会经济效益等。
2 材料归档要求
2.1 填表登记
项目完成后， 主持人要认真地将档案记录本前面的“科研项目开题简介”、“科研项目结束简表”填写清楚，并到档案室领取“归档材料目录” 登记表，将研究过程中形成的所有材料按先后顺序排列登记后， 连同档案记录一并交档案室归档。
2.2 避免重复
为避免归档材料重复， 凡项目组成员经办的和组织科技人员填报形成的材料，如项目申请书、重点项目建议书、研究计划等已由技术人员归档的材料，技术人员不再向档案室另行送交材料归档。
2.3 原件归档
归档的科研材料必须是原件， 要求字迹清楚、工整，格式统一，便于装订和保管；忌用字迹不牢固的书写工具如圆珠笔、红墨水笔、铅笔(田间试验记录除外)记录。 申请专利的技术，若属职务发明，发明人、设计人在专利申请办妥后，将专利申请的技术文件以及受理通知书、授权通知书、专利证书等法律文件的原件归档；非职务发明的发明人或设计人在专利申请公布或公告后，也将有关材料的复印件送交档案室备案。
3 档案管理人员的职责
3.1 认真学习档案管理法律法规及规章制度
档案管理人员应认真学习和贯彻执行国家有关科技档案的法律、法规，并根据各单位具体情况，适时制定和修改科技档案管理办法。
3.2 督促科技人员及时归档
档案管理人员要检查、督促和协助本单位科技人员做好档案材料的形成和归档工作，对其送交归档的材料，要认真进行登记、分类、整理和立卷保管，并开展查询、借阅等业务工作。
3.3 严格保密制度
遵守国家有关科技保密的规定，确保档案材料的安全，维护技术人员的智力劳动成果和知识产权。
4 科研档案的借阅办法
本单位人员因工作需要可到档案室查阅、借阅有关档案材料，但外借必须登记，用后要及时归还。对已取得阶段性成果的重大科技项目、正在进行专利申请而未公告的专利申请项目及正在进行技术转让的非专利技术项目的技术资料以及课题要求保密的资料， 非有关人员查阅，必须经主管领导及项目主持人同意后，方可查阅。外单位人员需查阅科研档案的，必须持单位介绍信和本人身份证， 经本单位主管领导批准后，方可查阅。
5 农业科研档案管理的几点建议
5.1 重视凭证文件收集的同时不忽略非原件的技术文件归档
以往的档案管理似乎更注重凭证作用，都讲究真凭实据。 技术参考利用价值本来是科研档案的最根本的属性，然而，在各种归档管理中都要求归档原件，这就导致人们为了符合归档要求，归档材料非原件不要，实际上使一些重要的但非原件的技术文件不能归档，本质上损害了档案材料的内在质量，这无疑使档案资源的参考利用价值大打折扣。
5.2 重视农业科研档案技术文件材料的系统性和完整性
档案管理人员要了解课题或项目的技术方案、技术路线，懂得课题项目各种技术文件的内在联系与因果关系，切实为科研人员提供归档指导。使归档文件材料能完整地反映科研人员的思路和实现意图，并能够客观、全面地反映出项目的主要内容，按照技术专业体系形成归档文件体系，避免归档文件材料的杂乱无章和堆积。为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，课题组在农业科研项目立项之初，即要指定一名课题组成员担任项目的临时档案管理员，在项目或课题进行的各个阶段及时与本单位档案管理员进行沟通，随时将项目或课题各阶段执行情况的工作及技术文件， 交档案管理员存档，以免档案材料散失、损坏，确保项目执行阶段档案的完整性，保障项目顺利完成。 比如，在立项阶段，应形成调研报告、立项申请报告等类文件；项目进行中的实施方案、各阶段进展情况、各类试验数据及结论；项目结题时的结题报告、成果登记及获奖情况等。结题后课题组临时档案管理员要配合单位档案管理员将该项目的归档文件清单等系统化整理存档，这样可以使技术人员和档案人员对该项目或课题所要形成归档的文件材料做到心中有数，并做到边形成边归档，只有这样，才能从根本上保证科研档案技术文件材料的系统性和完整性。
5.3 努力提升档案管理人员的素质
农业科研档案管理工作看似简单， 实际上农业科研档案管理涉及到多方面的农业知识，档案管理人员虽然不需要像专业技术人员那样对专业有严格的要求，但却是需要对农业科技所有学科都有一定的了解。因此，农业科研档案管理人员应有大农业的知识，要对现有人员进行农业专业知识的系统培训，特别是针对本单位专业知识的培训，使档案工作者有充分的档案管理工作技能及完善的专业知识结构，保证能对专业领域材料进行正确的鉴定、整理及归档。
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