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Excel自动出入库系统，带库存查询&补货提醒，建议收藏！

哈喽，大家好呀~

但俗话说得好，授之以鱼不如授之以渔。

今天就来具体教教如何制作一个出入库管理系统。

这个系统由四部分构成：基础数据表（也叫基本信息表）、出入库记录表（也叫流水明细表）、库存统计表（也叫结果汇总表）、库存查询表。

为简化流程，此文章将基础数据表与库存统计表合二为一了。

模板具有以下功能：日常出入库登记、库存量实时自动统计、自动补货提醒、物料库存查询。

下面一起来看看吧！

一、基础数据表的做法

基础数据表一定要规范，关于数据源的问题，之前有给大家分享过好几篇教程了，还不了解的同学可以点击下面的链接查看：

《Excel运用规范1：一个单元格只记录一条信息》

《Excel规范2：如何做一张能满足后续分析需求的表格？》

《数据源表规范》

库存管理模板的基础数据可以根据自己公司的实际需求进行设计，但是要遵守一个基本原则：表格要能够体现出物品的所有属性，并且每个属性单独一列进行存放，一定不要出现合并单元格。下图就是一个比较标准的基础数据表。

二、出入库记录表的做法

出库和入库可以分为两个sheet分别登记，也可以合并在一起登记。它们实际上就是一个流水账，必须要有的是产品的基本信息，发生出入库的日期（或具体时间），出入库的数量。除此外，通常还包括入库经办人、出库领料部门、领料人等。

示例如下：

在这个记录表中，只有蓝色的这几列需要手工登记。分类、名称和单位等基本信息都是通过公式来自动生成的。

公式为：=IFERROR(VLOOKUP($A2,基础数据表!$B:$E,COLUMN(B1),0),"编码有误请核查！")

公式是利用A列的产品编码在基础数据表中匹配对应的信息，如果匹配不到则返回错误提示，公式用到的函数比较简单，就不再赘述了。

三、库存统计表

库存统计表有两种形式，一种是在基础数据表中添加一些统计字段，使基础表具备一些统计的信息。另外一种是根据出入库记录表生成一些统计汇总表，这个就没有统一的模板了，但是可以使用数据透视表来灵活设计。

以下重点介绍第一种情况，在基础表中添加统计字段。

根据实际需要可以设计统计字段，本例添加了6个字段，具体如下图所示。



初始库存和安全库存需要人工录入，初始库存原则是只填一次，后期不需要修改，安全库存可以根据具体情况随时做调整。

其他四个字段都是公式计算的，以下分别介绍。

累计出库数量的公式：=SUMIF(出入库记录表!A:A,B2,出入库记录表!F:F)



累计入库数量的公式：=SUMIF(出入库记录表!A:A,B2,出入库记录表!G:G)



当前库存数量是用初始库存-累计出库数量+累计入库数量，公式为=F2-G2+H2



库存状态包括库存充足、库存不足、已缺货三种，可以使用IF函数判断，公式为：=IF(I2<=0,"已缺货",IF(I2



为库存状态添加条件格式，“已缺货”显示为红色，“库存不足”显示为土黄色，如此醒目，方便安排补货。

四、库存查询表

新建一个“库存查询”工作表，参考样式如下。



用VLOOKUP函数查找输入的产品编号，即可获得需要的库存数据。但是直接这么写公式，则要求用表的人必须输入完整编号或者物料名称才能查询，增加了使用难度，不够人性化。因此，我们这里做成一对多模糊查询，只要输入部分编码即可实现查询。

返回到“基础数据表”工作表，插入一个“辅助查询”列。在A2中输入公式=IF(库存查询!$B$2="","",COUNTIF($C$2:C2,"*"&库存查询!$B$2&"*"))并下拉填充。此处采用了通配符，为所有包含输入编码的产品生成不同的数字，方便后续实现查询。


回到“库存查询”工作表。在A4中输入公式=IFERROR(VLOOKUP(ROW($A1),基础数据表!$A$1:$L$62,MATCH(A$3,基础数据表!$A$1:$L$1,0),0),"")，右拉填充；然后再下拉填充。


在B2中输入“PGL”，即可查询所有编码中包含“PGL”的物料库存，如下。



此处的库存的模糊查询实质就是利用通配符和COUTIF函数生成符合条件的数字，然后再用VLOOKUP查询数字实现一对多模糊查询。

到这里，一个简单的出入库管理模板就做好了。

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