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开会——不一定人人都习惯的重要工作

本报曾在2009年刊登过此类的文章“最有效的管理方法——开会”。文中介绍了为什么要开会,要开计划布置会,要开检查或表扬或批评会,要开阶段性总结讨论会等等。本文试想和读者说说本人主持最重要的一段会议后,再讨论下怎样和本部门和所辖工队去开会。

37年前的那个春季,笔者在SZ厂的大铸钢分厂行车工段当工段长,工段有96名职工,其中多数为行车工,也有十几名由电工钳工电焊工等组成的维修班。那年负责给两台电弧炼钢户加料的30吨吊车有一台实在老化严重,基本一半时间都在修理;排了大修计划但厂里的机修分厂说要180天以上才能大修完;1982年是改革开放初期的好日子,从干部到工人浑身都是干劲,纷纷表示不能因为停修一台吊车影响整个分厂全年的任务。我们那时血气方刚,主动要求分厂领导将大修30吨吊车的任务交给工段维修班,并写下保证书在15天内全部完成,分厂领导知道我这个班子有这个技术和干劲,也就承诺干完一次试车合格奖励500元!现在500元对民工都没有多大吸引力,而我们当时月工资才五六十元呀(干完后按贡献分配最高40多我最低20多元,这是后话)!经过几天的准备后我们将此车推到了中跨的东头开始了战斗。我做过详细记录,从请战、开战到结束,我一共开了23次会,其中多半都是大家开始干活或快要结束时都各干各的活,我站在一个都能看见的位置上主持的,除了开始前和完成后的会议开了各一二小时外,在高达24米的行车上开会说话,最多也就半小时。有朋友问了,一共干了15天你开了23个会,都说什么呢?实际上每天说的都不一样,但程序是相同的;即每天早上对昨天或晚上对今天各组的工作进行安排或小结,重要的是表扬那些吃苦耐劳技术过硬的工人,告知他们我都记录在案了最终要给予奖励的;批评那些出现错误的人和事情,告知他们返工或补救的措施,也批评个别不很卖力的人但有时并不点名;我们每天都干活16-18小时,基本上和早班一起来和中班一起回。每天干两个班若三五天是可以的,但十五天呀,一周后叫苦叫累甚至想请假的都来了!这些都在预料之中的事情,所以大家开工前就同意“半途而退,奖金归零”的约定;的确一半以上的人是硬挺过来的;若总结我们十五天完成一台30吨吊车(仅各类电线就上千根)的最好经验,那就是一句话——天天开会!谁都希望表扬和奖励,谁都不希望批评和处罚,谁都不愿意半路退出丢人还丢钱,所以我这一生最有效的开会,就这一段留下终生难忘的回忆!

话还是说我们各部门和员工以及工队的开会吧。首先各部门的开会,这一段(一周或10天或半月)公司下发了哪些文件,除了打印出来大家看看外,经理应给大家讲讲结合本部门应注意那些问题,同时本部门这个阶段有哪些做的好的人和事,做的不好的事或人,都应在会上讲讲,掌握表扬为主批评为辅的原则,尤其是新员工要多鼓励多帮助,哪怕他们有一点成绩都要给予充分肯定;本部门的会议除了工作的安排总结外,对全月的优缺点和岗资及特岗的分配意见,也应拿出初步意见大家议议,这样多分的人大家都知道,少分的人知道缺陷在哪里,只有敢于管理勤于开会敢于批评奖惩分明的部门领导,才能得到大家的拥护。

再说说工队的开会吧,工队长给工人是极少开会的,只能项目部自己组织开;由于我们多数时间干的活都不是完全一样的,所以很有必要将今天(或最近几天)要干的工作给工人含工头开会讲清楚。这种班前会一般是经理或主管召开的,每个工序或工种的人员集中到一起,主持人讲话,今天(或这几天)要干什么,怎么干,注意什么,特别强调什么,等等;即使就是铺草,整地,这样看起来较为简单的工作,要一条条讲起来,十分钟是要讲的;如果是土建铺装,那从挑选石材到保护成品,半个小时是不会重复的。技术责任制中的作业点负责制、施工样板制、工序事先确认制、返工问责制等,都可以通过开会予以明确;如施工样板做好并开过会各自干起来后,若发现不是一处不如施工样板,就需要停下来召集所有人在不合格处重开样板制会议,包括施工中哪怕是栽树发现普遍问题,都要立即召集工人到问题点开个短会,分析原因,指出问题,提出要求等,这样做的效果肯定是事半功倍的。

最后还要说说对工人的施工中的“吆喝”会议,吆喝本身也是一种会议,管理人员在看管一批工人干活时,说话声音要大,底气要足,发现某大叔干的不错,要大声予以表扬,出色的可以大声宣布今天给他加5-10元;发现某大婶明显偷懒,开始可以大声予以不点名的警告,若不改就必须大声批评,无效时可以告知扣款甚至明天辞退等等。对工人在干活中的管理,需要做出样板,比如栽麦冬,叫大家来先看你先栽的几株,大声强调几个要点,之后散开按此要求检查和管理;要防止事前不要求,事后再批评,管理没声音,在场如木头的现象发生。可以说,你越是大胆管理,有效管理,奖惩分明,虽然工人都比你年纪大,但你就能管住,工人和工头就听你的,反之亦然。

我们不赞成那种无效果的开会,也不支持那种走过场的会议,但各部门一周至半月一次的工作总结安排讲评会,对各工队经常召开的班前会和专项工序/工作会,是非常必要的。我们有的干部和员工,很不愿意开会,认为有事情单独一说就行,含公司文件开会宣讲和自行看看效果相差甚远;开会这个习惯,所有部门都要养成并坚持下去。笔者从16岁到三线当副排长至今基本上都在当干部;干部除了先干一步外,安排好组织好各种有效的会议,应是最重要最实用的管理经验。 文/晓言

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