如何干掉其他费用？赶紧从报销、摊销、计提入手，利润立马上来
讲讲公司整个费用，费用我们有一个重要的口径，口径是什么？口径能够对应的对应，不能对应的要及时，很多企业可能在你的费用分析里边有一个科目，而且这个科目有可能还不低，就是它的金额体系不低，这个科目一般是放在费用的最后面。 比如营业费用、管理费用、营销费用、财务费用等等，然后最后有一个科目，叫其他费用，很多企业其他费用还挺高，我们在看企业的财报，一看这个其他费用为什么这么高？其他费用是什么？ 然后财务也解释不清楚，财务跟我们说，这一个是老板的费用或者是什么的费用，在国内没有办法去归口，最后就只能够算其他费用。 在我看来，如果说你的其他费用值体系越高，那就代表着你费用管理的能力相对较低，所以我们在做数据化管理的时候，有一个目标就是干掉其他。 如何干掉其他？ 第一个报销，我们一定要及时入账，很多企业报销的时候规则很多，比如说必须有统一的发票，必须按照公司的规则、制度等，这些都没有问题，但是这一些标准的背后导致了没有发票就不能报销。比如说一个销售员出去，他有可能向公司借资，借了五千块钱，完了以后去招待客户，去出差。一个月过去了，钱都花得差不多了，但是没有报销，因为有些发票还没出来，有些地方没发票，这一发票没有交给财务或者没有到账的时候，这个费用在财务上面是挂在借支，没有入到费用里面去，就会导致这个月看起来费用挺低，大家都没花钱。 在装备体系来说都没有报销，就等于大家都没花钱，但实际是什么，实际来说钱都已经花完了或者说大家都在花钱，只是账面没有体现而已，这就出了问题，导致的结果是这个月看起来没有费用或者费用很低，账面的利润体现的很好的。 但是老板不知道，可能还有好多的费用没有报销，我上一次在青岛有一个客户，他们做阿米巴，里面大家主要有一个利润的分配，按季度来分的。 他们前面的三个季度都做得非常好，账面体现出来的利润也很好，然后所有都分配完之后，老板也挺高兴，大家也挺开心，但在第四个季度的时候，整个销售部门就报了一千六百万项账，报完之后直接把当年的利润，干掉了一大部分。 出现这样的状况，老板肯定是很火，火的原因是大家为什么不及时报账，导致前面利润的虚高，最后没有利润。 所以及时记账，及时入账，这个是一个非常重要的事情，我们在很多的企业，给他们制定规则，比如每个月五号之前，必须把上个月的账及时报销掉，如果没有报，那就不好意思，费用自理。 当然很多人说，没有票我怎么办？没有票不要紧，先把账给报过来，大不了现在不给你，不给你结算，但是账得报过来，以保证整个企业经营的真实状况，知道那些人花了钱，花了多少钱，花多了还是花少了等等，这一些可以及时的体现出来。第二就是摊销，每个企业要制定标准，因为在我们整个会计准则里边是有明确周期，比如说一个设备有可能摊销是三年，甚至有些是五年，但是也发现整个发展特别快，有可能这个设备还坚持不到三年的时候，会被淘汰。 导致的结果是你这个设备用了一年下线了，没有再利用，但是它的费用还有在摊销，因为摊销的少，利润体系很好，后面这个设备没有用，还一直在摊费用，就导致费用虚高，利润没那么好。 所以每一间企业根据实际的状况，制定相应的摊销的标准，摊销的周期是多长？是六个月还是一年，还是两年，还是三年，还是五年。 根据企业真实的经营状况去定义这一个摊销的金额，多少钱以上需要摊销，以及摊销的周期应该多长？只有定义好了才能避免问题的出现，不然就会出现刚才所说的那种尴尬的状况，设备都已经下线，但是还在不停地摊销，就好比这个人在你企业干活的时候，你是给他发全额工资，但是他干了几年活，退休了，你给他发的不是退休工资，发的还是全额的工资，但是他没有产出，那你可想而知企业在这种经营的过程当中，你后面会怎么样？第三个叫计提，计提是什么意思？就是说我们对一些预期的专项费用要计提出来，计提出来的目的是你到时候要花这笔钱的时候，是有准备或者说是有钱可花。 具体最常见的可能大家都知道，比如说年终奖，一个企业，比如说预算大概有一百万的年终奖，说是要到十二月份，或者说一月分发出去，结算的时候，如果不做计提，那就会体现出来在当月的费用，而且这有可能是一笔相对大的费用。 那这笔大的费用如果是说没有做计提，在当月直接体现，导致的结果是当月的利润有可能直接干成负数，就会体现出来你的利润报表可能是负或者很低。 我们做计提每个月提多少？比如说按照一百万的规则，一百万除以十二，每个月计提出来，然后到那个月的时候，我们就有钱花，对于一些预期的专项费用，比如说外贸型的公司需要做展会，甚至需要去国外去做展会，国外做展会的时候，有可能费用是相对比较高的，有可能一次会花个几十万甚至上百万。 这个费用理论上面来，也是要做计提，在每年的费用规划的时候，我们大概要做几场的展会，然后这些展会是什么样的规模，我们大概需要定多大的展位，需要去多少人，多少产品，为期多少天，大概花多少钱。 只有明确的时候，你就可以进行相应的计提，而不至于说到时候没钱可来花，计提的目的就是预期的一些需要花的钱，我们提前准备好，到时候就有钱可以花。 装备的计提是不至于会影响到你当月利润的波动，然后费用我们需要分类，分类的目的就是让它更加的清晰，这个费用到底是属于什么类型，什么用途，发生在哪些部门，这些我们就可以分类。 比如说哪些属于营业费用，哪些属于营销费用，哪些属于管理费用，哪些属于生产费用，哪些属于研发费用等等。 用途来讲，这个钱到底是用在哪里，用于客户还是用于产品，还是用于员工，还是用于团队建设等等。 这一些我们也可以把它进行分清楚，发生的部门，也就是这个钱到底哪个部门花的，是销售还是生产、人力资源发、财务、行政等等，进行分类，分类的目的是让这些费用能够明确的归口到哪里去。 当然这些是一个周围的记录，在类型方面可能是一个维度，在用途方面是另外的一个维度，发生部门又是另外的一个维度。 一个费用有可能是属于管理费用，这个管理费用是用于团队建设，然后这个是人力资源部花出去的，要记录清楚，然后在记录的过程当中，我们就会把其他费用减少。 当然很难说把其他费用一步到位全部干掉，但是可以逐步减少到最后，为零肯定是最好的，所以数据分类费用的分类和归口是一个很重要的事情。
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