6条干货建议！让你的审计报告更有影响力
如果问及内部审计人员写审计报告的理由，有些人可能会说，这是为了沟通审计业务的目标、范围和结果；也有人可能会说，这是为了描述审计发现并提出改进建议。我认为，写内部审计报告的最终目标，不是描述我们的发现或提出改进建议，而是为了说服读者采取行动。
影响读者采取行动是必要的。然而，并不是所有的内部审计人员都能意识到，不同写作风格对实施乃至及时实施纠正措施有关键影响。报告的内容读者很轻易可以获知，但激励读者采取行动的因素是写作风格。例如，当年美国陆军作过一个测试，使用两个不同版本的业务邮件要求收件人执行相同的任务，结果显示，那些收到认真撰写并极具感染力邮件的收件人，在收到邮件当天就完成任务的概率是对照组的两倍。
在我作为内部审计人员的职业生涯中，我编写或编辑了数百份内部审计报告，其中一些是好的，另一些则可能需要进行新一轮的编辑。下面这些建议，可以帮助大家有效提升审计报告的影响力——它们不仅会改变报告阅读者的观念，而且会发出行动的号召，从而达到目的。
1.让报告变得更为简短
如果你看过司法部检察长(IG)关于联邦官员如何处理希拉里·克林顿(Hillary Clinton)在担任国务卿期间使用私人电子邮件服务器的调查报告，你就会发现它与一般的内部审计报告截然不同。它超过25万字的内容，而建议部分直到500页左右才开始。
我既不评论这份报告的调查发现，也不讨论与这一事件相关的政治。作为一名前检查官，我能体会到司法调查对细节的需要。审查的范围令人生畏，问题很复杂，业务的每个领域都充满了争议。但是，一定要尊重读者的需求，对于一个大型的IG调查适用的风格，可能并不适合于内部审计部门。花了整整一个晚上尝试(也失败了)阅读IG报告，让我想起了伟大的温斯顿·丘吉尔(Winston Churchill)的名言:“这份报告篇幅很长，可以使自己远离被阅读的风险。”
内部审计人员可以吸取的教训:(1)内部审计报告仅仅在满足利益相关者需求时才最有说服力;(2)如果我们用太多的信息漫灌读者，那报告的影响力就会变小。报告中的每个单词、每个思考甚至整个句子，如果不能直接说明问题，就应当考虑删掉它。
2.让报告变得更加平实
最好的内部审计报告是用更平实的词语来表达更繁杂的观点，而不是用更繁杂的词语表达更平实的观点。当我们使用清晰、直接和熟悉的语言时，我们的文章最有说服力。这并不意味着让我们的报告变得“肤浅”;平实的语言意味着清晰有效的沟通——与法律术语相反。正如我在之前的一篇博文《内部审计报告中不该说的十件事》中提到的。如果这十件事听起来让你印象深刻，意味着你的报告可能需要重写。
令人信服的证据表明，通俗易懂的语言更容易在更短的时间内被人阅读、理解和关注。1989年，美国海军对军官进行了一项调查，他们阅读的商务备忘录要么是简明平实，要么是官僚作风。结果显示，看到这份平实易懂备忘录的官员们：
明显有更高的理解力。
阅读时间减少了17%到23%。
觉得没必要再读一遍备忘录。
许多内部审计师使用Flesch-Reading Ease或Flesch-Kincaid等级测试等工具来确定他们的报告是否可读。这些测试可以在网上免费获得。如果你使用Microsoft Word准备报告，你也可以选择在检查完拼写和语法后显示有关阅读水平的信息。
内部审计人员可以吸取的教训：在营销材料中，很少看到官僚主义语言或法律术语，这是有原因的：平实的语言能更好地推销观点。即使你所有的利益相关者都有能力阅读和理解博士论文，这并不意味着他们想去读这类文章。如果你的文章既不浮夸，又没有不必要的繁复，更非充满了技术词汇，那么你的文章更有可能具有说服力。
3.让报告的重点更加突出
我们需要让忙碌的高管们更容易阅读、吸收并根据我们的工作成果采取行动。让报告变得更为简短是有帮助的，但我们还必须组织我们的报告，让最重要的观点脱颖而出。
消息样式的标题、副标题和标注框可以吸引他人注意到报告中最重要的信息。不要犹豫使用例子、表格、颜色、图表或图片来修饰和强调重要的问题。还可以考虑使用内容摘要、目录和/或索引来帮助读者轻松地在报告中找到信息。对于较长的报告，内容摘要是必不可少的。
内部审计人员可以吸取的教训：不同的利益相关者有不同的需求，我们需要帮助每个读者快速访问到他们需要的特定信息。如果关键信息被细节所淹没，我们的文章就不会有说服力。
4.不要忽视细节
曾经收到过包含拼写或语法错误的简历或商业计划书吗?对于发送这类邮件的个人或公司，你可能会三思而行。审计报告也是如此。如果文章中出现拼写错误、语法或标点符号错误，读者可能会觉得你不注重细节，更糟糕的是，他们会认为你的工作不够认真。哪怕只是一个小小的错误，都会对你的可信度造成负面影响。这可能不公平，但如果你的报告中有错误(粗心或其他)，你理性的论点可能会落空。
内部审计人员可以吸取的教训：注重细节。如果你因为忽略了最基本的东西而失去了信誉，你就很难有说服力。
5.语言更加客观公正
我们都试图不带偏见，但有时我们忽略了我们的话的含意。如果我们想让读者接受我们的想法，我们的语气需要客观——即使我们传达的是负面信息。
在《清晰、影响、速度：提交重要的审计报告》(Clarity, Impact, Speed: deliver Audit Reports That Matter)一书中，我的好朋友萨莉·卡特勒(Sally Cutler) 提供的以下几个例子，从管理层的角度来看，可能会显得不必要的偏见或负面影响。
偏见和更负面的表达:
-审计客户未能编制文件以证明符合政策。
-接受询问时，经理们对供应商核查过程给出了相互矛盾的解释。
无偏见和更积极的表达:
-未能提供证明文件以证明该政策的符合性。
-管理人员对供应商验证过程有不同的解释。
内部审计人员可以吸取的教训：我们无法通过让别人感到敌意或防御来说服别人。如果我们的报告看起来有偏见或不公平，客户很可能会忽视我们的存在。
6.记住5C法则
IIA的专题研究《编写审计报告》针对意见和建议描述了5C法则：
-标准(应该是什么)。
-条件(当前实际状态如何)。
-原因(两者存在区别的原因)。
-后果(当前条件的影响后果)。
-纠正行动计划/建议。
即使你使用了5C法则，你的报告也可能没有说服力。但是如果没有这五个C，你成功的几率就会直线下降。你对潜在后果的描述尤其重要：一句表达严谨的“这将导致……后果”，表明谁将受益，他们将如何受益，以及为什么受益。通常，如果用面向业务的术语描述结果，使用可度量的元素和特定的时间框架，说服力就会增强。例如，如果金钱、安全或程序完整性受到威胁，您就应该这样说。
我的这些建议，可以让内部审计报告更有说服力。相信您还有其他建议。期待您的观点。
作者：理查德·钱伯斯
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