Excel函数应用篇：教你12个必学常用功能

听到公式及函数，或许会让许多人却步，但这也是Excel可以简化运算及数据分析的重要功能，且公式及函数的运用方式，其实已经十分简化，只要观念对了，并确实了解公式及函数的意义，自然就可以化繁为简，轻松制作Excel报表。更复杂的计算及数据分析，就可以利用函数来处理，Excel默认了300个以上的函数，不过一般需求使用，只要学会几个常用的函数就很实用。

以下精选12个必学的公式/函数与观念，可从目录快速到达想找的答案。

• 1、SUM加总函数，不连续的加总也能省时又零失误

• 2、SUMIF函数：符合条件的数字才加总

• 3、AVERAGE函数计算平均值

• 4、计算「平均值」用功能键快速操作

• 5、ROUND函数：将数字四舍五入至指定位数

• 6、ROUNDUP函数：数值无条件进位

• 7、CONUT函数：计算单元格为有效数值的数量

• 8、CONUTIF函数：计算符合条件的数据数量

• 9、IF函数：让符合条件的计算产生A结果，否则产生B结果

• 10、EDATE函数：自动计算年与月的到期日

• 11、什么是「相对位置」与「绝对位置」

• 12、常用函数用首字搜寻，计算范围让鼠标快选

1、SUM加总函数，不连续的加总也能省时又零失误

除了使用「Σ」的功能键及自定义公式进行加总外，Excel提供的函数里，SUM的功能就是加总，对于加总的范围较大，又分散在不同区块时，利用SUM函数进行加总，能够省时又减少失误，因为只要跟着窗口的指引，一步步用鼠标点选，就可以精准的选定加总范围，且少了自行输入单元格会失误的风险，正确率也较高。此范例为计算12个月中，双数月所花费的金额，因此必须分别加总6个月的各项花费。

步骤1.点选储存计算结果的单元格后，在工作表上方，找到代表函数的「ƒx」键，于出现的窗口选择「SUM」。

步骤2.在「函数自变量」的窗口里，按下「Number1」后方的红色箭头，窗口就会缩小，回到工作表。

步骤3.在工作表中，利用鼠标选择要加总的单元格，在按下回到「函数自变量」窗口的按键。

步骤4.如果要加总计算的范围很分散，就分别在「Number2」、「Number3」⋯等，继续以步骤2~3的方式选取。

步骤5.上步骤都选取完成后，按下「确定」，就会产生加总的结果。

步骤6.在步骤1按下的「ƒx」键后方，会有函数内容，利用鼠标点选一下，则会以不同颜色显示加总位置，以利于除错比对。

2、SUMIF函数：符合条件的数字才加总

除了SUM函数用于加总外，SUMIF也是用于加总的函数，不过是在指定的范围内，有条件的加总单元格的数值，举例来说，公司平时都有记录各部门的暂付款支出，但是采用流水账的方式记录，若想要查询在特定期间，每个部门的支出金额，就可以使用SUMIF函数计算。而SUMIF函数代表的公式为：SUMIF(数据范围,你的条件,要加总的字段)。

步骤1.先在空白的地方建立想要统计的部门，此例为编辑部、企画部、广告部，并先将鼠标点向编辑部要显示的单元格。

步骤2.找到代表函数的「ƒ x 」键， 并于出现的窗口选择「SUMIF」。

步骤3.出现的窗口中，Range要选择数据范围，Criteria选择条件，Sum_range则是加总的字段。

步骤4.因此Range选A1:A10的数据范围；Criteria选E2，是步骤1建立的部门；Sum_range为C1:C10，为加总的字段。

步骤5.上步骤都选定完成后，按下确定就会回到工作表，在步骤1新增的单元格，已经出现结果。

步骤6.同样以按下鼠标左键下拉的填满方式，其他部门的金额也会立即计算出来。

3、AVERAGE函数计算平均值

在常用的函数中，AVERAGE是用来计算平均值，与用来加总的SUM函数一样，当具有大量数据需要快速求得计算结果，甚至是不连续数据的计算时，使用AVERAGE函数，跟着指示操作就能轻松计算出平均值，此范例就以计算6科考试成绩的平均分数。

步骤1.点选要显示计算结果的单元格，找到代表函数的「ƒx」键，并于出现的窗口选择「AVERAGE」。

步骤2.在出现的「函数自变量」窗口中，「Number1」利用鼠标选择B2:H2，或手动输入都可以。

步骤3.回到工作表画面时，平均值就已经计算出来了。

步骤4.同样以按下鼠标左键下拉的填满方式，后面的平均分数也会自动算出。

4、计算「平均值」用功能键快速操作

由于加总及平均值的计算，应该算是最常会在工作表中运用到的计算方式，因此除了在「常用」索引卷标的「编辑」项目里，能看到「Σ」的功能键外，展开「Σ」的选单，还会看到「平均值」，也就是说，如果是数据连续的简单计算，只要按下「平均值」功能键，也可以计算出平均值，而不用使用函数，当然，如果要计算的数据位置太过分散，就还是得采用函数处理。

步骤1.先选择要储存结果的位置，再展开「Σ」的选单，按下「平均值」。

步骤2.接着就会自动判断要计算平均值的数据，确认无误即可以按下Enter键，完成平均值的计算。

5、ROUND函数：将数字四舍五入至指定位数

与数学相关的函数中，ROUND也是经常会使用到的函数，主要是将数字四舍五入至指定位数，例如，若单元格A1显示的数值为35.7825，若想要将该数值四舍五入至小数点后两位，就可使用函数ROUND(A1, 2)进行。而ROUND函数代表的公式为ROUND(number, num_digits)，中文解释则是ROUND (要执行四舍五入计算的数字,执行四舍五入计算时的位数)。

步骤1.点选要显示计算结果的单元格， 找到代表函数的「ƒx」键， 并于出现的窗口选择「ROUND」。

步骤2.于「函数自变量」窗口里的「Number」选择要执行四舍五入计算的数字， 此例为H2。

步骤3.紧接着就在「Num_digits」后方输入「2」，代表该数值四舍五入至小数点后两位， 再按下确定。

步骤4.回到工作表中，利用按鼠标左键下拉的填满方式，就会看到所有数值都提供至小数点后两位的结果。

6、ROUNDUP函数：数值无条件进位

学了ROUND函数，就可顺便再记一个ROUNDUP，顾名思义是由ROUND延伸出来，用意是将数值无条件进位，例如A1的单元格数据为72.3，利用ROUNDUP函数计算后，就会变成73。而ROUNDUP函数代表的公式为ROUNDUP(number,num_digits)，文字解释则是ROUNDUP (要执行无条件进位的数字,数字进位的位数)。

步骤1.点选要显示计算结果的单元格，找到代表函数的「ƒx」键，并于出现的窗口选择「ROUNDUP」。

步骤2.接着于「Number」选择单元格位置，此例为H2，在「Num_digits」后方输入「0」，代表将数字进位到整数。

7、CONUT函数：计算单元格为有效数值的数量

在Excel函数中，统计函数也是经常被使用的类别，当中CONUT函数可用来统计数据数量，因为当需要统计的资料相当庞大，并分布在多个工作表时，必须先计算有效数据的数量，再进行计划性的分析，因此透过CONUT函数就能快速在多个工作表中，计算出有效的数据量，也就是有效数字的单元格数量。

步骤1.随意点选空白单元格，找到代表函数的「ƒx」键，并于出现的窗口选择「统计」类别下的「COUNT」。

步骤2.于「函数自变量」窗口里的「Value1」下，分别选择要计算的工作表内容，最后就会得出有效数据的数量。

8、CONUTIF函数：计算符合条件的数据数量

CONUTIF则是用来统计在指定范围内，有符合条件的资料数量，通常会应用在庞大工作表中的统计，当想要快速找出符合条件限制的资料量有多少时，就可以利用CONUTIF函数。例如想要计算全班的段考成绩中，不及格的分数有多少个。而COUNTIF函数代表的公式为COUNTIF (Range, Criteria)，文字解释则是COUNTIF (要计算的单元格,条件限制)。

步骤1.随意点选空白单元格， 接着按下代表函数的「ƒx」键，并于出现的窗口选择「统计」类别下的「COUNTIF」。

步骤2.于「函数自变量」窗口里， 先在「Range」下选择统计的单元格范围。

步骤3.紧接着就在「Criteria」后方输入限制的条件，例如此例要找到小于60的数量，就手动输入<60。

步骤4.回到工作表中，在步骤1选定的单元格上，就会标出统计出来的数量。

9、IF函数：让符合条件的计算产生A结果，否则产生B结果

在Excel提供的逻辑函数里，IF函数算是十分实用的一个。在IF函数的使用上，是藉由假设是与否的条件，来达到数据分析的结果，当符合设定条件时，则出现「TRUE」的结果，不符合条件时，则出现「FALSE」的结果。而IF函数代表的公式为IF(Logical_test,Value_if_true,Value_if_false)，文字解释则是IF (限制的条件,符合条件传回的结果,不符合条件传回的结果)。

步骤1.点选要显示结果的单元格，按下「ƒx」键，并于出现的窗口选择「逻辑」，找到「IF」函数。

步骤2.于「函数自变量」窗口里，先在「Logical_test」下设定假设的条件，此例为H2<60。

步骤3.接着在「Value_if_true」设定假设条件为「是」时，会出现的结果，此例为不及格。

步骤4.下一步在「Value_if_false」设定假设条件为「否」时，会出现的结果，此例为及格。

步骤5.上步骤都确定后，回到工作表上，步骤1选定的单元格上，就会标示出结果。

步骤6.利用按鼠标左键下拉的填满方式，整个表格也会自动出现IF函数获得的结果。

10、EDATE函数：自动计算年与月的到期日

在Excel提供的日期及时间函数里，EDATE函数是用来计算起始日开始，再经过几个月后，正确的到期日期，计算的过程中会自动跨年及判断月份的天数，即使二月有29或28日，也都能够成功标示。此外，因为EDATE函数是Excel 2007以后才提供，而单元格中的日期通常会以称为序列值的连续数字来储存日期，所以当发现日期出现奇怪的数字时，只要变更日期格式即可。而EDATE函数代表的公式为EDATE (Start_date, Months)，文字解释则是EDATE (开始日期,之前或之后的月份数)。

步骤1.点选要显示结果的单元格，按下「ƒx」键，并于出现的窗口选择「日期及时间」，找到「EDATE」函数。

步骤2.于「函数自变量」窗口里，先在「Start_date」下选择开始的日期，此例选择B2单元格。

步骤3.下一步在「Months」选择计算的月份，也可直接选择工作表上的单元格，再按下确定即可。

步骤4.回到工作表中若发现计算出的结果不是日期，于「常用」索引卷标的「数值」项目，下拉「通用格式」选单。

步骤5.于出现的选单里，选择想要显示的格式，此以「简短日期」为例。

步骤6.再回到工作表就会发现，已变成日期显示，且每个月的天数都会自动计算，之后同样可利用填满功能将表格完成。

11、什么是「相对位置」与「绝对位置」

在工作表中进行公式及函数的计算，必须先了解「相对位置」与「绝对位置」，由于单元格的代号是先出现行再出现列，例如A1就是A行的第1个位置，工作表中进行单元格的填满时，默认都是相对位置的变化，但有时候在进行计算时，必须要固定行或列的位置，就可以选择在锁定的行或列代码前，加上「$」符号，设定为绝对位置，例如A$1表示1列为绝对位置。

步骤1.当设定两个单元格相乘时， 若没有特别指定，行与列预设都是「相对位置」的变化。

步骤2.当指定乘数的列为绝对位置时，只要在数字前方加上「$」符号，计算出的答案就已经不同。

步骤3.将乘数与被乘数的列都设定为绝对位置，也就是数字前分别加上「$」符号，又获得不一样的结果。

步骤4.再将乘数与被乘数的行都设为绝对位置，也就是字母前分别加上「$」符号，又是不一样的结果。

12、常用函数用首字搜寻，计算范围让鼠标快选

公式与函数是Excel里相当重要的计算与分析功能，简单的计算利用公式就能快速完成，较复杂的分析就可仰赖函数的运算，而Excel内建了11大类别的函数，包括财务、日期及时间、数学与三角函数、统计⋯等，共超过300个以上的函数，如果对特定函数已经相当熟悉，其实只要输入函数的首字就可快速搜寻，再配合鼠标选取计算范围，很快就能完成计算与分析。

步骤1.在要显示结果的单元格上，先按下「=」，并输入函数的第一个字母，就会列出所有函数，点选后还有功能说明。

步骤2.上步骤选定函数后，就可以在工作表中，利用鼠标选择要计算的范围。