企业费用为什么一定要区分可控与不可控？内附案例讲解 收藏
企业费用要区分哪些是可控，哪些是不可控的，哪些是固定，哪些是被动的，这个和我们整个视角有一定的关系，可控和不可控都是相对而言，比如说房租，房租对于做零售的店长或店里相关的员工来说，他们肯定是不可控的，因为租金是刚开始就谈好的。 对于谁可控？对于做市场的人员，他们是可控的，比如说市场部的人员，他们去找店面谈，然后把店面拿下来，在他们谈的过程当中，是可控的。 所以可控和不可控是相对而言，对于哪些功能可控，哪些人可控，哪些不可控，这一部分我们做好区分。 我们在做绩效的时候，有个指标叫可控费用率啊或者叫可控费用额，为什么要考可控？因为员工能够影响，他能够控制，或者说他能够去决策的，我们就可以去考核他或者说激励他。 固定被动，也是站在不同的维度来看，哪一些是相对固定的费用，哪些是相对标准的费用，比如说固定费用里面可能有一些摊销，对一些固定资产的摊销，折旧等等，这一些我们有可能把它做成一个固定，然后其他的有可能波动，或者说有可能变化的把它当作是变动费用。
通过能对应的把它对应上，不能对应的做到及时，然后想办法干掉其他费用。 然后让费用在财报上面及时体现出来真实的状况。 接下来就是罗列相应的科目，罗列科目，主要是两个，一个是维度，一个是层级，我们在列表里边和财报是不一样的，财报记收入就只是记一个营业收入有多少。 我们计收入就要多维度的记录，比如说产品的维度，ABCD 不同的产品各有多少收入，客户ABCD，各帮我们创造了多少收入，不同的市场，有多少不同的部门有多少，通过不同维度的分析或者说记录，我们知道哪些产品卖的好，哪些产品卖的不好，哪些客户功效大，哪些功夫客户功效小，哪些市场规模大，哪些市场空间大，哪些市场空间小，哪些部门创造的收入多，哪些部门创造的收入少？ 这些是为我们的经营决策能够做很好的保障，成本其实也是一样的，综合成本是怎么样的，每个产品的成本是怎么样的，甚至到每个制程当中，这一些成本是怎么样的，比如说在生产部门有很多的支撑，每一个支撑它的成本是高还是低，这一些我们也可以来做相应的成本分析。 甚至在某个项目，按项目的成本是高还是低，然后第三个费用也是可以分不同的类别、不同的客户、不同的订单、不同的部门，不同的项目，这样在算的过程当中，我们就能够算的出来，哪些客户帮我们创造的价值更高。
这些价值高的客户，我们要维护好，他们是VIP，甚至是VIP里最重要的客户，要把企业更多的一些资源或者配套服务给到这些客户，差的客户，我们要采取什么样的方式？哪些市场是规模大的？如何去挖掘，通过不同维度的记录，不同维度的分析，更好的去挖掘空间，更好的去管理好成本和费用。 最终让企业的经营更加的清晰，更加的科学，更加的合理。 分层级就是我们在建这些科目的时候，要分一下，哪些是属于一级科目，哪些二级科目，三级科目，因为如果是说全部都列在同一个级别，看起来会非常累。 有一个学员，他们花了一个星期的时间，老板加上三个财务人员，把整个公司的数据结构进行统一的梳理，梳理完了以后，他专门跑到上海跟我沟通，他说，我们这个数据梳理的逻辑和框架，你觉得怎么样？ 我看了以后，问了他一个问题，我说李总你看了以后，你觉得怎么样？李总说其实我们花了很多的时间，也花了很多的精力，但是发现一个问题，看着还是有点累。 我说，当然累，他整个一张纸下来，没有分五百多行，五百多行想一想，如果说把数据填进去了以后，看起来绝对会很累的。
所以我们对数据要进行层级管理，有一级科目、二级科目、三级科目，那我们就可以隐藏到二级三级科目以后，看一级科目，看整个数据框架和数据结构，然后框架里边一级科目，间隔有点大，我们就可以点开二级科目再看一下，问题在二级科目里边，再点开可以看到三级科目，当然也可以用表格切套的方式，主表体现主表的内容，还有分表，这一个分表是属于成本分析，这个是属于费用分析，这个成本分析是针对这一个产品的成本分析，或者对于这一个产线的成本分析等等。 通过报表的切套，然后让整个数据说话，这个是分层级。 这一两步都设计完了以后，架构有了，科目也有维度，也有层级。
那接下来就是第三步，就是收集数据，收集数据的时候要注意对我们数据源的处理需要进行相应的备份。 有些数据，可能来自于你的ERP，有些可能来自于一些手工记账本，有些来自于生产部门，有些来自于品质、自于财务、自于人事，那这些数据在汇总之前一定要做备份，因为到时候如果是说数据上面有任何问题，我们可以通过备份的数据去查找原因。 所以先收集好相应的数据，收集好了这些数据了以后进行整理，归类、合并、分解，哪些需要计提，哪些需要分摊，收入和成本之间是不是一一对应关系，这些费用是不是能够做到及时，有没有出现那种波动特别大的，这个月的费用是一百万，刷一下那个月的费用出现了六百万，那我们就要查一下，为什么这个月这么低，那个月六百万的原因是哪几个科目高了，或者哪几个费用比较高，我们要看这个费用需不需要摊销，需不需要分解。
这一些是我们在做数据，理清数据整理的时候需要做到的，然后做到了以后，在做一些分析，这些数据的匹配怎么样，对应关系怎么样，及时性又如何，按照我们刚才说的收入成本费用，进行分析。 第六步就形成了相应的报表，上面的收集、整理、分析没有问题的，我们把数据放进去，数据放进去开始是一个额，然后就可以算率，成本率、毛利和毛利率、费用率等等。 比如说人均怎么样，人均的费用，人均的工资等等这些我们也可以算人，人效、人均销售额或者说人均毛利我们可以算效。 扩展也是我们今年最重要的一个数据的升级，数据的升级主要体现什么？原来我们只是把数据进行上半部分的一个结构，上半部分的结构主要就是收入成本，费用到账面利润，这一个上面六项。 收入、成本、毛利、费用、税费，利润的一个分析和直接的体现。
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