做减法让工作更高效|||
当工作任务繁杂、琐碎,为了提高工作效率,
我们通常会采用「艾森豪威尔法则」,把紧急重要的事先做,或者会采用「列清单」的方式,帮助我们梳理和跟踪工作进度。这两种都是对默认的、现有的工作进行整理。
而在这之前,我们可以问问自己,“这些工作真的有必要,不能删减吗?”
今天就介绍3种利用「减法思维」来整理工作内容的工作方法。
▶️第一种是利用工业工程学中程序分析的四大原则来进行思考的——「ECRS工作法」。
从以下4个方面进行思考:
1、E(Eliminate,删除)
是否能删除多余或重复的动作或项目?
2、C(Combine,合并)
是否能将相同的项目集中进行管理?
3、R(Replace,重整)
是否可以重新排列顺序,或用其他方法完成?
4、S(Simplify,简化)
是否可以化繁为简?
我们可以在图2的「提效表格」中进行工作的对照和梳理。
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第二种是由日本图解思考大师西村克己提出的「费驳强法则」。
意思是通过「浪费、驳杂、勉强」这三个方面,作为找出问题的思考法。
浪费是指对产出毫无贡献却需要花时间处理的工作,包括重做、检查、等待、生产过剩等,如能尽量减少浪费,就可以提升工作效率。
驳杂是指工作方法没有标准化,导致工作变得杂乱无章,因此拖累整体工作时程等。包括工作方法、同事间相处、工作分配的混乱。
勉强是指达成目标所需的资源不足,处于负荷过高的状态。分为心理和身体两个层次。举例来说,如果勉强你每天加班,长期而言会让你身心俱疲,对工作提不起劲,所以在勉强发生时,就应该尽量婉拒。
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最后一种是由高桥政史提出的「GPS工作法」。是Goal、Points、Steps的首字母的缩写,同时也可以看做是一种指引工作方向的思路。
当头脑里信息繁杂混乱时,可以把大量的信息,归纳为1个目标,3个要点和具体步骤。
通过这样的归纳简化,可以让我们看清目标和要点,找到清晰的方向。
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