提高工作效率之我见
众所周知，无论在哪种管理模式（矩阵式、项目式等）下，项目最缺的永远是资源——时间、人、物、财等。项目的全过程受到内部、外部一系列因素的制约，在“时间就是金钱”的年代里，如何提高工作效率是每个项目成员面临的问题，也是亟待解决却又懒得有人解决的当务之急。
本文在调研本公司轧钢事业部、工程管理部、财务部等6个部门日常运作的前提下，就发现的共性问题经剖析、溯源，提出了自己的意见和建议，供同行商榷。
一、“忙”声一片。近几年来，企业在国内、国际两个市场上高歌猛进。为了赶工期，设计科室、管理部门大都习惯了加班加点，人们见面的招呼语多是“最近在忙什么项目？”、“那个项目快忙完了吧？”、“最近忙什么？”……领导层也在“忙声一片”里看到了效益，看到了企业的远景，恰如“稻花香里说丰年，……”！
为了得到“工作效率”的精确数字，经跟踪西宁特钢改造、莱钢特钢100吨电炉改造、印度ESL等6个项目，却发现很难获得量化的工作效率，只能停留在“由于相关科室提的资料不全，得拖期几天”、“目前条件不具备，难以出图”、“由于供货商的原因，具体发货期待定”……
据此，我按照“发现的问题→问题的根源”这一思路，也只能得到极模糊、很消极的答案——瞎忙！这也正是许多单位、许多团体、许多个人“忙”的结果，适用于管理人员、技术人员、一般员工。
二、干部、职工。积极的人像太阳，照到哪里哪里亮；消极的人像月亮，初一十五不一样。积极、细心、善于总结的人永远是一个组织的精华，是创造力的源泉！
一个项目的进步，一靠“悟”性，二靠“总结”。“不善于总结经验教训”是中国文化的通病，更是目前“中国式”项目管理的软肋。
人们大都习惯了“小和尚念经——有口无心”，面临的任何困难、挫折，过后几乎没留下任何可共享的“组织过程资产”。在“想法决定生活”的时代里，有什么样的想法就有什么样的未来。
通过对西宁特钢轧线改造项目的“写生”式的跟踪，很容易发现项目成员的日常表现主要为：
| 序号 |
表现 |
影响 |
备注 |
| 1 |
知道眼前要干的事，具体“下一步要干什么”不清楚。 |
长时间地回忆、发呆…… |
绝大多数人脑子一片空白 |
| 2 |
查资料时，“漫无目的”的网游、浏览八卦新闻等。 |
做太多的无用功 |
要查什么资料，目标不明确。 |
| 3 |
临时会议、紧急事件等随机因素太多 |
疲于应付 |
不善于安排。 |
| 4 |
孤军作战，缺乏沟通、协作 |
效率低，质量差 |
项目经理的职责欠缺 |
| 5 |
工作设施落后，如：多人排队共用一条宽带线、低版本软件设计图纸… |
设计的质量差、无效劳动多 |
不了解同行业的现状、缺乏竞争意识 |
| 6 |
环节之间脱节，普遍存在“等、拖、靠……” 现象 |
效率低下 |
项目经理的职责欠缺 |
| 7 |
业主方的资金、合同变更等制约着项目进展。 |
窝工、返工等 |
对项目外来因素评估不足。 |
总之，忙得一塌糊涂，乱的一地鸡毛，成效却是“瞎忙”。
三、意见和建议。项目管理理念的前提就是“系统思考”。任何一个单位、个人的能力提升，务必在“软硬件协调发展”方面下足功夫。
硬件方面：①改善办公条件。例如，通过多开通几条宽带网线，可利于收发邮件、动态把握科技信息……；②采用先进的设计软件、管理软件。例如，通过采用solid软件，克服了零部件之间空间干涉问题，绘图更快、更精准；③建信息中心，最大限度地共享人、财、物、信息等宝贵资源。
软件方面：①成员之间职责明确，事事可追溯，这也是根治“等、拖、靠”的有效措施；②建立“作战室”，通过项目信息共享、课题论证，可利于专业之间相互启发，全面提升设计及管理质量；③由于“闻道有先后，术业有专攻”，可通过专题培训、相互交流，先进带动落后，培育出一专多能的人才；④“谁需求，谁主动”也是杜绝“等、拖、靠”的良方。
四、本人的具体做法。 根据本人15年来的工程管理经验，结合在莱钢型钢厂改造项目的具体实践，成功地做法如下：
⑴规划。根据项目特点，制定“长期、中期、短期”相结合的计划，逐一实现。这也正是WBS的具体应用；
⑵梳理。尽管项目过程千头万绪、内外部影响因素众多，细心梳理就可发现，完全可以把工作分类处理，效率数倍提高。
⑶适量储备工作，也就是可机动处理的工作。工程的不确定性决定了“等、靠”等窝工、拖期现象随时发生，对项目、对单位都是人财物的全面损失。可通过准备适量的机动工作，变“串联”式工作思维模式为“并联”式工作模式，可时时有活干，决不“在一棵树上吊死”；
⑷统筹安排、动态“刷新”。工作性质决定了我有时在施工现场，有时在办公室。我便按照项目计划，把近期要完成的工作，按分类列表，放在手提电脑的桌面、并记在施工日志上，并按实际情况随时增删（也就是“刷新”），利于全面、轻重缓急地处理。
⑸穿插利用“零碎”时间。通过利用开会、现场监理等闲暇时间，竟能处理完大部分手头工作，开会、处理现场问题的效率也奇迹般地高了——翻开随身带的记录本，每一件事的处理过程可信手拈来，有理有据！
按照以上举措，我就曾1人干着至少6个人的活——采购经理、设备催交监制、设计经理、仓储管理、财务、供货商现场服务人员的协调等。
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