怎样编制投标响应文件——索引清晰
我在参加招标采购评审的时候，经常在心里为一些投标供应商喝彩，其投标响应文件不仅做到了有问必答，对招标采购文件中的商务条款、技术需求以及售后服务要求，做出了明确的回应，而且投标文件中的目录和索引编制得很清晰，专家评委能够很方便地找到所需要的章节和页面，不仅节省时间，而且能够很准确地对相应的评审、评分项给出结论和分数。
一份好的投标响应文件，至少应该有以下几种索引表。
一、资格性审查对照索引表
在招标采购文件的开始部分，都会有招标公告或招标邀请函，其中对投标供应商的资格条件进行了明确的要求。随着政府进一步深化改革、优化服务，公共资源交易中没有法律法规依据的投标报名环节将被取消。评审过程中对投标人的资格审查就是必不可少的一项内容。
为了方便评审专家进行资格性评审，避免因误判、错判导致废标，投标供应商应该在投标响应文件中编制资格性审查对照索引表。
1、对照招标文件中对投标供应商的资格要求，逐条简要说明本单位的实际情况，表明本单位是合格的投标供应商。
2、在投标响应文件中，要全面完整地附上相应的证明材料，如营业执照、财务报表、审计报告、业绩证明材料等。
3、在资格审查索引表中，每一项资格条件的说明后面，注明这些证明材料所在的页码，便于查找、印证。
二、符合性审查对照索引表
符合性审查主要是针对投标响应文件的形式审查和投标响应的初步审查，主要包括以下几个方面：
1、投标响应文件的基本格式是否符合招标采购文件的要求。包括字体字号、装订方式以及封面格式、签字盖章等，要注意一些细微的区别，如“签字”、“盖章”与“签章”，又如“采用不可拆卸方式装订”与“采用胶装方式装订”等。
2、投标响应文件的内容是否完整。招标采购文件中都附有投标响应文件的格式以及章节目录，投标响应文件中应当不少于这些目录，否则会被评审专家认定为“不响应招标采购文件”。即使投标供应商在规定的章节里没有可响应的内容，也应该按格式列出目录，注明“无”。
3、对招标采购文件的实质性要求是否响应。主要为：是否超出招标采购的控制价、是否完全满足关键性的技术指标和服务内容（星标项）、工期、付款方式、免费质保期以及合同主要条款。
评审委员会进行符合性审查一般是看投标供应商的承诺性响应，作为投标供应商应该在投标响应文件中对上述实质性响应列表承诺，同时注明对应的详细描述所在的章节、页码。
三、商务偏离说明索引表
商务偏离说明表是对商务条款承诺的细化说明。在符合性审查表中，投标供应商已经对招标采购文件的商务要求进行了响应性的承诺，在这里需要对所承诺的内容进行简要说明，同时在索引表中指示其承诺及依据在投标响应文件中的位置。
例如投标供应商承诺按期完成项目，则应该在投标响应文件中阐述其工期进度安排，包括横道图、施工网络图，以及应急预案、误期违约处罚承诺等。这些内容可能会分散在投标响应文件的不同章节里，通过索引表，使评委能迅速找到响应的内容，提高评审效率。
四、技术偏离说明索引表
对投标响应文件的评审，技术指标是核心因素，也是决定性因素之一。通常情况下，对于报价、工期、培训、售后服务、质保期等商务条款，采供双方通过磋商、谈判进行讨价还价，达成一致的可能性较大，也可以在合同中进行调整。而技术指标如果不能满足要求，往往会导致整个投标响应文件无效或得分很低。因此做好技术偏离说明索引表，对投标能否成功起着很重要的作用。
1、对技术指标的响应性承诺
在招标采购文件中，对产品及其技术指标都有明确的要求，其中部分产品是核心产品，其性能指标必须完全满足（一般会标注星号），对这些应该逐条进行响应性的承诺。实事求是地说明投标产品或提供的服务是否满足招标采购文件的要求。
一些招标采购文件对产品的技术指标只进行了下限或上限规定，那么优于其界限值的指标不能被称作“正偏离”，只能视作“无偏离”。例如：计算机采购，文件要求“内存不小于4G，硬盘容量不小于512G”，投标供应商所投产品为“内存8G，硬盘1T”，在技术偏离表中，只能表述为“无偏离”。这种情况对于“正偏离加分”没有意义，但对于“在各个投标供应商之间比较产品优劣加分”可能会有点作用，因此要认真研读招标采购文件，选择合适的投标产品。
2、对技术指标的描述
在技术偏离索引表中，除了回答偏离情况，还应该对所投产品响应的技术性能指标进行描述或说明。
需要注意的是，很多投标供应商在技术偏离表中，对投标产品的技术指标描述完全是复制招标采购文件，甚至将招标采购文件中的范围要求（不大于、不小于）也照搬到其投标产品指标说明中，使评委无法判断投标产品的实际技术指标，更无法判断和比较多个投标供应商的投标产品孰优孰劣。而且评委则会认为这样编制投标响应文件很不认真，在其他的打分项（标书制作规范）中可能会酌情扣减。
3、对技术指标的佐证
除了在技术偏离索引表中承诺和描述，投标响应文件中很大的篇幅应该是对所投产品或服务的技术指标进行佐证。一般情况下，投标供应商应该提供尽量完整的、令人信服的佐证材料。制造商的产品白皮书、能说明实际技术指标的宣传册以及企业网站的截图是基本资料，如能提供第三方权威机构出具的检测报告，则更有说服力。有些投标供应商在投标响应文件中列举了佐证材料的网站链接，但评标现场一般不能上网，因此链接地址没有实际意义。
在评标时经常看到：投标供应商将上述资料编入了投标响应文件，但没有在技术偏离索引表中标注其所在的页码，或页码范围较大，查找很费时间，这是编制投标响应文件时应注意避免的问题。另外就是要注意细节：资料的复印件、扫描件或照片要确保字迹清晰可辨，对重要的技术参数用下划线、方框等方式进行标记。总之要便于评委查找和确认。
五、评分索引表
对于采用招标方式或竞争性磋商方式进行的招标采购，最终结果要看评委的评分，评分索引表可以视为整个投标响应文件的高度浓缩和总结。它既是评委进行评审的重要工具。同时也可以作为投标响应文件自检的有效工具。
1、严格对应评分项
评分索引表应该简洁明晰，一目了然，以评分项为主栏，对招标采购文件中的要求进行简要的回复和承诺，标注投标响应文件的页码。如果评分项中有并列的、可重复计算的评分内容（如获得国家级奖励3分、省级奖励2分、市级奖励1分），则应该分为若干个子目进行说明。
2、将投标资料串联为完整的链条
通过评分索引表，把评分项和各偏离索引表的相应条目以及投标响应文件中的商务说明、技术阐述、服务承诺进行关联，同时明确地标注和指向主要内容在投标响应文件中的位置，形成清晰严谨的证据链和逻辑链。
3、对照评分索引表检查投标响应文件
投标响应文件初稿完成后，用评分索引表进行复核，可以有效地发现问题、避免失误。比较好的方法是“模拟评审”，由不参与投标项目的公司员工，对照评分索引表，逐条分析投标响应文件的内容，以专家评委的身份对投标响应文件进行审核。
俗话说“文如其人”，从一份投标响应文件中，不仅可以判断投标供应商对招标采购项目的承诺和实施能力，也能从中看出企业的管理水平。评委通过对各种索引表的审核，可以发现项目负责人及其团队是否具备严谨的逻辑思维、细致的解剖分析以及周密的部署安排，从而对其是否有能力承担招标采购项目有一个基本的判断。
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