审计案例 | 如何利用数据分析快速查找“小金库”
一、背景
2020年，经上级部门批准，由审计局分管副局长带队，开展A区教育局主要领导经济责任审计。随着近几年A区城镇化建设，易地扶贫搬迁等大力实施，A区教育局及其下属各级各类学校也在不断壮大，而审计局因为人力、时间安排等原因仅在2015年对A区教育局实施了预算执行审计，长时间缺乏审计监督或其他监督措施是否会造成A区教育局，特别是其下属各级各类学校在发展的同时对党和国家法纪学习不够，执行有所放松，甚至违反一些国家明令禁止的事情。带着此疑问，审计人员深知这次工作任重而道远。
二、理清审计思路
就审计调查所了解的情况，该教育局自有资金规模较小，也不时接受上级督查、检查，区内巡察等，在执行党和国家法律法规上较为规范，其下属各级各类学校资金统一存于该教育局开设的专项账户内，但资金的使用却是自行审核、支配，教育局主要负责根据各校提供的票据进行金额审核后再进行账务处理等工作，同时学校的资产管理、使用、处置等由学校自行负责，各项收入也都由学校收取再上缴该教育局。鉴于此，审计组将此次审计重点放在了延伸审计学校，主要查清学校支配资金时是否存在虚列套取，管理的资产形成的有偿使用收入是否存在截留，收费收入是否存在设立非规定名目等问题。
三、找齐审计所需资料
1．教育局及下属各级各类学校工作总结，主要内容是业务工作和财务工作等。
2．教育局及下属各级各类学校填列审计组设计的资产报表，主要囊括了资产的类型、名称、数量、价值、使用状态和具体的使用地址等。
3．教育局管理的所有学校电子账。
4．各级各类学校校长、副校长、总务处负责人、财务人员等任职年限，任职时间范围等台账。
5．审计需要的其他常规资料。
四、确定审计步骤与方法
1．海量数据找端倪
在得到教育局的积极配合后，审计组迅速拿到了所需要的资料，仅教育局提供的资料就装满了整个审计组办公场所。经教育局相关人员介绍，如果将各级各类100多所学校的资料都汇总过来，10个办公室也装不下，审计人员暗自猜度，这么多资料看来只能用大数据分析了。
审计人员利用教育局提供的所有学校电子账，按照最初的思路，以“收”“资产”“租”等多个关键词为基础，将电子账中的数据按照学校为大类，分年度将收入、支出、资产处置等分类汇总。一是结合业务工作和财务工作内容，分析收入、支出是否符合学校发展过程中的简单增长比例；二是结合学校的资产，分析资产出租、出借、处置等是否符合收入、支出等情况；三是结合学校校长、总务处负责人等相关人员任职年限，分析是否因为任职年限过长滋生腐败问题。审计人员将三者情况都同时出现作为抽查重点，很快其中一所学校的数据表现异常。一是在收入上，每年产生数千、上万不等的水电费存入账户；二是在支出上，每年支出的水电费，按照其学生、教师人数平均用量看，显然高于其他城区学校；三是资产上并不符合出租、出借的条件，但却异常地出现了水电费的收入；四是该校校长自该校成立之日起任职至今。因此，审计人员迅速锁定了第一所需要延伸审计的学校——B中。
2．初探真相却受阻
审计组进驻B中后，开始调阅该校的会计凭证，逐一验证数据分析得出的疑问，很快发现每年缴存的水电费收入仅仅一张银行现金存款单，无从得知缴存原因，经办何人，每年支出的水电费都是直接付给水电公司，发票真实，每月电表、水表的起止数一直连续，线索似乎就此中断，审计人员难抑沮丧之情，最后只剩下资产这一项疑问，但该校众多资产到底哪一项会与这些异常的水电费产生联系？审计人员心中满是疑问。
3．重逛校园找真相
就在审计人员反复翻看的资产台账与脑海中该校表面资产一一对应时，终于发现端倪，学校旁边已建起高楼，但却有几栋矮旧居民楼就那么直挺挺地立在学校旁边，“肯定不是钉子户，会不会这就是解题的钥匙？”这是审计人员的第一反应。为了解到具体情况，审计人员向该校负责与审计组联络的人张某提出希望回归学生时代，请他们带着在校园内逛一逛。对方虽有疑问，倒也欣然应承下来，带着审计人员一边逛一边介绍学校的一些基本情况。审计人员倒也干脆，一副谦逊的学生态度，不时请教，其乐融融的氛围中，张某也打开了话匣子，开始长篇大论地介绍学校发展至今的成绩和困难等等情况。在长篇大论之后，审计人员终于得到了需要的信息，张某介绍道，校内有几栋居民楼是以前修建的教师集资房，水电是和学校共用，每月需要派人收取这几栋楼的水电费。至此，审计人员也不用再玩那套扮猪吃老虎的游戏，换回监督执法者的身份，就地向张某作了询问调查笔录，详细记录了水电费收取的经办人，金额如何确定，收取的钱如何使用等等情况。
4．深挖细究获线索
在审计人员对张某做完调查笔录后，对涉及的经办人员逐一进行询问调查，在审计人员晓之以理动之以情的劝说下，相关经办人才吐露出各项隐匿的收入，并一一交出私设的账本、记录等资料。
审计人员根据询问情况及相关账本、记录等，发现了B中自2016年便私自设立的“小金库”，该校收取居民水电费、学生空调电费等费用未全额上缴，将绝大部分资金截留，用于发放教师奖金、接待餐饮费等用途，涉及总金额约32万元。
五、审计结果及成效
无独有偶，审计组利用上述数据分析与现场核查的方式共发现4所学校存在私设“小金库”行为，涉及总金额数百万元，相关责任人已得到相应处理处罚。
同时，审计所发现的情况也引起A区党委、政府、教育局的高度重视，2021年，教育局首先对下属学校的财务问题进行核查，紧接着A区党委、政府下发专项文件，成立了以纪委、监委为首，财政局、教育局等部门派员组成了专项调查组，对全区各级各部门是否存在私设“小金库”问题进行专项督查。
六、案例分析和启示
该项目是新时代大数据环境下一次重要的尝试，是数据分析技术具体应用的体现，需要注意的是，在数据分析过程中切不可进行单一分析，要结合横向与纵向的对比，按照相同或相近级别、类型、规模、业务、事项等因素进行分类，横向分析不同部门、单位之间的差异，纵向分析年度、月份之间的差异，同时要结合具体行业的特殊性，分清楚个体差异、突出差异，找准差异原因，准确把握问题线索，提高现场审计效率，提升审计质量。另外询问方式也在该项目中得到了充分发挥，询问的方式方法不可一概而论，应当根据所面对的行业采取不同的询问手段。在本案例中，因为面对的是教师，审计人员采取的是以学习的姿态让对方放松警惕，才会得到想要信息。
同时，我们应当看到此次审计项目过程中存在的局限性，一是虽处于大数据时代，事实上大数据的共享机制并没有完全建立，单就该项目涉及的水电费而言，审计无法取得电力、供水公司的系统数据，没有在分析过程中先通过电力、供水公司的立户，水电量等情况推演出更准确的水电费收、支产生的原因；二是数据分析技术薄弱，审计时因为涉及问题中居民楼的存在，才找到了突破方向，但若因为旧城拆迁，学校改扩建等原因无法找寻原貌，我们的大数据分析是否能运用地理信息系统通过学校原规划图、现规划图等资料进行比对发现端倪。
由此可见，数据分析在当代审计中发挥着重要作用，但真正掌握并熟练运用的人员却少之又少，下一步应当切实加强该方向人员的培养。
七、思考题
1. 如何培养数据分析人员
审计工作无法完全靠电脑自动运转推演得出结果，始终需要审计人员进行操作，而单纯招进大数据相关专业人才充实审计队伍并不能解一时之渴，让大数据相关专业人员学习财务、工程等知识和财务、工程审计人员学习大数据分析技术并无区别，这都需要一个长期的过程。而以审代训或者脱岗学习也存在诸多问题。如果按照以审代训的方式培养人才，由于审计任务繁重，审计人员在规定的时间内可能没有那么多精力投入到训练自己的技能上。如果按照脱岗学习的方式培养人才，由于基层审计人员缺乏，可能会影响审计工作的开展，如何又快又好的培养和提升审计人员的素质，是我们需要认真思考的问题。
2. 数据分析与传统审计方法该如何取舍
在大数据时代，数据分析确实有效提升了审计效率，但它是建立在人与物都达到一定程度的情况才比较容易实现，并非每个审计部门、每个审计项目都能遇到如此契合的情况出现，就如上所述，在人才储备相对薄弱的审计部门中，是否有可以承担数据分析的审计人员，而审计项目的不同也不尽然都可以采集到所需要电子数据。在做数据分析的前期工作时，数据采集、整理有可能会遇到重大阻碍，这样更是劳心劳力，耗费的时间可能会比传统审计方法更长更久，在面对这种情况时，现代的数据分析方法和传统翻阅纸质资料的方式到底该如何取舍？
3. 如何改进审计询问的方式方法
审计询问是收集审计证据发现审计线索的重要途径，这是一个斗智斗勇的过程，如何让经验尚浅的人改进询问策略，是我们需要认真思考的问题。（作者：邓翔 单位：贵州省铜仁市碧江区审计局）
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