“好记性不如烂笔头。”
01
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记下的力量
请你将以下几个动物,按照个头大小在头脑里排序。
蜻蜓,狗,青蛙。
是不是很简单?我们再来一次。
蜗牛,大象,猫,蜥蜴,考拉,蚂蚁,猎豹。
是不是有点难?这是纪元老师在《哪有没时间这回事》一书里给出的思想实验。他提到这跟大脑的“工作记忆”功能区有关,同样适用于我们平时安排事情,“如果我们想要安排一天数十件抽象的事情,并且给它们都排好时间,想清楚怎么做,这靠大脑随便想想是不可能完成的……一定要写(下来)”。
虽然我有滴答清单时间管理APP,也有记录日程的笔记本,但每早我还经常用一张便利贴写下脑海中想到的事务。每当写下来,就清晰了很多,人都放松了不少。
关于你的年度目标,你想到了什么?把它们全记录在一本专门的本上,仅仅这样,你就能更清晰知道如何实现它了。
02
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百分之百地收集一切“未竟之事”
(《搞定1——无压工作的艺术》节选)
你需要寻找和收集你世界中的一切未竟之事,无论大小、轻重、缓急,只要是那些等待处理的、需要改进的、引起注意的事务,都要收集起来。
在你读到这里的时候,许多事务正处于收集之中。信箱里收到了有形和无形的新信件,你或许还在家里等着收取包裹和信件。你的文件夹里仍有有形邮件,你的数字设备里择优电子邮件、短信和语音邮件。但与此同时,你也正在从周围的环境中收集引起你注意的信息,并储存到自己的大脑,而且大脑还会不停地思考,时不时地形成一些想法和主意,它们也需要你的关注。这些信息不像电子邮件那样醒目,但它们也是“材料”,需要用某种方法对其进行处理,所以也是收集的对象。比如,在记事簿上记录的某些决策,应该尽快付诸实施;在你书桌的抽屉里,某些不好用的文具需要修理一下或者干脆扔掉。在你的咖啡桌上,放着一些过期的杂志—这些全都属于“材料”的范畴。
一旦你给某项事务贴上“需要做”或者“应当做”的标签,它就变成了一件“未竟之事”。比如,如果你还在犹豫某件事是否需要完成或如何完成,那么它就是“未竟之事”。这包括全部的“我将要……”,也就是那些你已经有所计划,但是尚未付诸行动的事情。当然,未尽事宜还包括所有正在处理中、尚未结束的事务,以及那些你已经实施但尚未最终确认完成的事务。
为了正确地管理这些“未竟之事”,你需要暂时把它们全部放入一个“存储器”中。等到有时间的时候,再来确定它们到底都是一些什么样的问题,需要如何处理和解决。为了确保这个收集工具的有效性,你必须定期清空这些“存储器”。
如果你将大脑也当做一个“存储器”来看待的话,那么很可能对你而言具有潜在意义的各种“未竟之事”,现在就已经被你收集起来了。但是如果无法找到一个可靠的外部系统,对它们进行直接管理,那这些事情必定会藏匿于你脑中的某个角落,并且无法有效地定期清空。事实上,如果你没有把某项任务放入你的工作篮,那它就必定存在于你的大脑当中。我们在这一阶段所要做的,正是要确保一切必要的事情统统得到了收集,并且存储在你大脑之外的某个地方。
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