档 案 管 理 制 度
档 案 管 理 制 度
1目的和适用范围
1.1为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
1.2适用于公司各部门资料管理员及档案员。
2职责
2.1行政管理部是档案管理的归口部门，各部门有责任做好本部门的资料收集和管理工作。
2.2档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
2.3档案管理员应严格按制度做好公司各类档案的收集、鉴别、分类、整理、编目、装订及归档工作。
2.4总工程师及行政管理部经理负责监督档案室资料的完整性。
3规程
3.1上级来文件的管理
3.1.1上级来文件要进行登记，将来文日期、标题、来文机关、来文号、收文号、文件页数等登记在来文登记表上，然后交有关领导和部门阅批或办理。
3.1.2文件阅毕或交办完成后，对有保存价值的文件应及时收回、归档。
3.2公司文件管理
3.2.1技术文件
3.2.1.1文件、工艺、标准要数字准确，图样清晰。
3.2.1.2按规定发往有关部门，车间负责人，有关职能人员，不得随意发放和乱扔。
3.2.1.3技术文件要归档保管，专人负责，注意保密，无主管理领导批准，不得外借/外传。
3.3文件归档管理规定
3.3.1文件归档的范围
3.3.1.1公司的规划、年度计划、决定、委托书、协议、合同、会议记录、职工教育、培训、劳动工资、人事档案及党务活动记录等文件。
3.3.1.2技术文件应有产品图样、加工工艺，工装图样、产品标准，技术说明，设备的安装、维修、运行记录，技术引进，技术改造等。
3.3.1.3产品生产过程形成的文件、资料、各类计划、统计报表、统计分析等文件。
3.3.1.4生产经营活动中形成的文件、各类生产记录及质量过程控制记录、合同、协议，以及原材料采购，入库保管等形成的各类文件等。
3.3.1.5财务审计、会计档案。
3.3.1.6声像档案。
3.3.1.7电子档案。
3.3.2文件的分类与编号方法：按问题分类整理；编号以盒为单位，按文件时间排列次序编号，以固定排列次序并编制盒内文件目录。
3.3.3文件归档的要求
3.3.3.1归档文件必须反映生产科研和经营等活动的真实内容记录，要层次分明，符合规定。
3.3.3.2公司的归档文件实行“年度归档制”，即：次年的二月份前为文件归档期。
3.3.3.3在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料；各种质量记录的原始资料则由该记录的归口管理部门负责收集、鉴别、整理、编目、装订后上交档案室，各主管部门经理应积极配合与支持。
3.3.3.4凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责提前归档。
3.3.3.5归档文件必须完整，清晰，且存档文件以原件为主。
3.3.3.6电子文件归档要求
a.电子文件归档时，应按其基本技术条件进行检测。其内容包括：硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。
b.检测完需归档的电子文件后，应再编制归档目录，并将目录及文件拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。
c.存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、保管期限、硬件及软件环境。
3.3.4档案保存期限
3.3.4.1文件资料的保管期限分为永久、长期（16至50年左右）和短期（15年以下，含15年）三种。
a. 凡是记述和反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展建设 等工作有长远利用价值的文件资料，应列为永久保管。
b. 凡是反映本公司一般活动的，在相当长时期内对本单位工作有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。
c. 凡是在较短时期内本单位需要查考的文件材料，应列为短期保管。
3.3.4.2质量记录保存期限规定
a.质量管理体系有效性运行的记录保存期为5年。
b.API会标产品记录保存期应符合API相应规定要求，如规范未规定，则保存 期为10年。
3.3.5文件、资料的保管单位统一由行政管理部设专人负责。
3.4档案的查阅/借阅
3.4.1档案借阅者必须做到：
·爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
·注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
3.4.2本公司人员需查阅/借阅档案时，必须在《文件查阅/借阅登记表》上进行登记。借走文件最长期限不得超过三天，三天后如需继续使用可再续借。
3.4.3非本公司人员需要查阅/借阅档案时，则须经总经理批准并签写查/借阅记录后方可执行。
3.4.4电子档案利用时应使用拷贝件，利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
3.5档案的销毁
3.5.1公司任何个人或部门非经允许，不得销毁公司档案资料。
3.5.2需要销毁的文件包括：
3.5.2.1超过期限的质量控制记录、检验记录及相关台帐；
3.5.2.2超过期限的设备运行、保养、维修记录；
3.5.2.3已收回的不再使用的旧文件，仅留一份存档备查；
3.5.2.4其它需要销毁的文件。
3.5.3待销毁档案需要填写《文件销毁审批单》，经文件所在部门领导确认，总工程师批准后方可销毁，做好文件销毁记录，记录需永久保存。
3.5.4在销毁公司档案资料时，必须由总工程师或行政管理部主任指定专人监督销毁。
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